Page 80 - Секретарское дело

заголовках, количестве листов каждого документа с указанием
листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления,
способствует обеспечению сохранности документов. Листы
внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в ее

конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о
количестве включенных в нее документов дела и количестве
листов самой внутренней описи.
Составление заверительной надписи дела. Она
составляется по установленной форме на любую единицу
архивного хранения и необходима для фиксации особенностей
нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи,
особенностей формирования дела (наличие листов с

наклеенными документами, конвертов с вложениями,
иллюстраций и пр.). Запрещается составлять заверительную
надпись на обороте документов и самой обложке дела.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела
(повреждения, замена подлинников на копии, сведения о
проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для
использования и др.) отражаются в заверительной надписи.

Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки
дела. Уточняются наименование организации и ее
непосредственная подчиненность на период создания
документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части),
крайние даты документов дела, количество листов в деле.
Подшивка или переплет дела. Документы постоянного
срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре
прокола в твердую обложку, требования к которой определены

ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения.
Типы, разновидности, технические требования». Если у
организации есть возможность, она может осуществить переплет
дела. Все это осуществляется таким образом, чтобы обеспечить
возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз
и резолюций на них.
Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых

папках с тремя клапанами с завязками или в картонных футлярах
(коробках). Как правило, вариант упаковки документов,
поступающих на хранение, определяется тем носителем, на