Page 81 - Секретарское дело

котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге
стандартных форматов (так оформляются в большинстве
случаев документы постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения), – это твердая картонная обложка или особая папка.

Соблюдение установленных правил обработки дел имеет
целью:
• обеспечить сохранность документов, передаваемых на
хранение;
• подготовить полностью дела к архивному хранению, т. к.
архив не должен заниматься оформлением дел; архив только
дописывает на обложке дела архивный шифр.
Документы предприятия (организации) по окончании работы

с ними подлежат текущему (оперативному) хранению.
Во время текущего хранения дела могут выдаваться для
временной работы как сотрудникам предприятия (организации),
так и сторонним организациям. Сотрудникам предприятия
(организации) дела выдаются по указанию руководителя
подразделения, где хранятся дела на срок не более 1 месяца.
Сторонним организациям дела выдаются по их письменному

запросу и указанию руководителя предприятия – владельца
документов.
Оптимальным вариантом текущего хранения документов
является следующий. Документы размещаются в специально
оборудованных помещениях, где имеется достаточное
количество мест хранения (шкафов, сейфов, стеллажей и т. п.) и
постоянно поддерживается необходимый температурно-
влажностный режим.

Доступ в указанные помещения имеют лишь должностные
лица, ответственные за хранение, а также их непосредственные
начальники и сотрудники подразделения по обеспечению
сохранности документов (службы обеспечения информационной
безопасности).
Шкафы и сейфы должны иметь на дверцах сведения об
ответственном за хранение документов, а также замки и

приспособления для опечатывания.
Ключи от шкафов должны храниться у ответственного лица,
а по окончании рабочего времени сдаваться дежурному