Page 198 - OfficeDocs_Reference

ГЛАВА 5. ДОКУМЕНТООБОРОТ.
ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ ЭТАПЫ
РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

5.1. Документооборот
Документооборот — это «движение документов в организации
с момента их создания или получения до завершения исполнения
или отправки» .
230
Правильная и эффективная организация документооборота,
то есть определение и организация маршрутов движения всех
видов документов, создаваемых и поступающих в организацию
как на бумажном носителе, так и в электронной форме, является
важнейшей составляющей делопроизводства и документацион-
ного обеспечения управления в организации. Порядок движения
документов напрямую зависит от порядка принятия управлен-
ческих решений в организации, от внутренней организационной
структуры организации, от численности работников и количества
структурных подразделений организации, вовлеченных в процес-
сы подготовки и исполнения документов, от делегирования пол-
номочий по рассмотрению документов заместителям руководи-
теля организации и руководителям структурных подразделений.
При формировании маршрутов движения документов следует
соблюдать следующие принципы:
– маршрут движения документов каждого вида должен быть
максимально коротким, чтобы оптимизировать процесс приня-
тия и исполнения управленческих решений;
– маршрут движения документов должен исключать по воз-
можности возвратные операции, если только это не обусловлено
внутренними процессами принятия управленческих решений;
– маршрут движения документов одного вида или разновид-
ности должен быть единообразным, чтобы выстроить и форма-
лизовать четкую схему движения различных видов документов,
а затем отразить ее в системе электронного документооборота
и локальных актах организации по делопроизводству;

230 ГОСТ Р 7.0.8–2013. П. 73.
197