Page 202 - OfficeDocs_Reference

глава 5. дОкументООбОрОт. технОлОгичеСкие этапы рабОты С дОкументами

7. Исполнение документа.
8. Контроль исполнения документа.
9. Хранение оригинала документа в деле.

ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Объем документооборота — «количество документов, посту-
пивших в организацию и созданных ею за определенный период
времени» . Объем является важной количественной характери-
232
стикой документооборота и позволяет подсчитать количество
сотрудников организации, которое требуется для ведения ее
делопроизводства. Существует методика расчета численности
работников службы делопроизводства на основе данных об
объеме документооборота учреждения. В зависимости от объема
документооборота формируются также структура и должностной
состав работников службы делопроизводства, а также распределе-
ние функций и должностных обязанностей сотрудников службы
делопроизводства.
Величина объема документооборота складывается из общего
количества документов, полученных организацией и созданных
в организации, включая внутренние и исходящие документы. Эти
сведения можно получить из регистрационных форм документов,
которые применяются в организации (база данных по докумен-
там организации в системе электронного документооборота или
журналы регистрации документов). Данные об объеме документо-
оборота обобщаются ежегодно, ежеквартально, проводится также
сравнительный анализ объемов документооборота организации
за несколько лет, который позволяет сделать выводы об эффек-
тивности процессов управления документами, а также об опти-
мизации численности сотрудников службы делопроизводства.
Величина объема документооборота также имеет значение
при выборе и проектировании системы электронного докумен-
тооборота, так как многие производители современных систем
электронного документооборота предлагают разные версии
программных продуктов для крупных и небольших организаций
с разным объемом документооборота.
232 ГОСТ Р 7.0.8–2013. П. 75.
201