Page 204 - OfficeDocs_Reference

глава 5. дОкументООбОрОт. технОлОгичеСкие этапы рабОты С дОкументами

Современные полномасштабные системы электронного доку-
ментооборота, как правило, позволяют обеспечить выполнение
следующих типовых функций:
– создание и оформление документов (в том числе на основе
разработанных электронных бланков и шаблонов документов);
– регистрация документов и формирование единой базы
данных по всем документам, созданным и введенным в систему
электронного документооборота, настройка и автоматическое
заполнение отдельных полей регистрационной карточки при
проведении регистрации документов;
– формирование внутренних классификаторов и справоч-
ников по видам документов, корреспондентам, сотрудникам
организации и т. п.;
– использование электронной подписи для подписания элек-
тронных документов, а также на этапах согласования и утвержде-
ния документов, осуществление проверки действительности элек-
тронной подписи для поступающих в организацию документов;
– сканирование бумажных документов и ввод их в систему
электронного документооборота, автоматическое распознавание
и поиск документа в системе электронного документооборота при
помощи штрихкодирования;
– осуществление согласования проектов документов (после-
довательное, параллельное, смешанное), построение маршрутов
движения документов, проходящих процедуру согласования;
– ведение контроля исполнения документов с использовани-
ем базы данных по документам организации, формируемой при
осуществлении регистрации документов;
– фиксация сведений о постановке документа на контроль
в регистрационной карточке, автоматическое отслеживание
сроков исполнения поставленных на контроль документов и сво-
евременное предоставление исполнителям информации о том,
какие документы присланы им для исполнения и какие сроки
установлены;
– автоматическое формирование различных справок и отче-
тов по контролю исполнительской дисциплины сотрудников
организации;
203