Page 209 - OfficeDocs_Reference

Ю. М. КУКАРИНА. СПРАВОЧНИК ПО ОБЩЕМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ДЛЯ РАБОТНИКОВ ОРГАНИЗАЦИЙ

Для оптимизации идентификации и поиска документа в системе
электронного документооборота может применяться штрихкоди-
рование. На бумажный документ, вводимый в систему электронно-
го документооборота, надпечатывается штамп, который содержит
краткое название организации, присвоенные документу номер
и штрихкод с уникальным идентификатором документа в системе,
зная который можно сразу открыть электронную регистраци-
онную карточку документа и его электронную копию на экране
компьютера.
Если в организацию поступает электронный документ по
электронной почте или по системе МЭДО (межведомствен-
ный электронный документооборот), то сначала проводится
процедура проверки электронного документа на отсутствие
вредоносных программ, затем проверяется комплектность
электронного документа и перенос электронного документа
в систему электронного документооборота организации получа-
теля для осуществления процедуры подтверждения подлинности
электронной подписи, которой заверен данный электронный
документ. При положительном результате проверки электрон-
ной подписи на поступивший электронный документ заводится
электронная регистрационная карточка в системе электронного
документооборота, а сам электронный документ также сохраня-
ется в системе и связывается с регистрационной карточкой.
Пункт 5.15 «Примерной инструкции по делопроизводству
в государственных организациях» уточняет, что «электронные
документы, поступившие по информационно-телекоммуника-
ционным каналам и подписанные усиленной квалифицирован-
ной подписью, включаются в СЭД после проверки электронной
подписи и подтверждения ее действительности, а электронные
документы, поступившие от других организаций по электронной
почте и подписанные усиленной неквалифицированной подписью
или простой электронной подписью, проходят предварительное
рассмотрение и включаются в СЭД при наличии между организа-
цией-отправителем и организацией-получателем соглашения об
обмене электронными документами, подписанными соответству-
ющей подписью. Ответственность за обработку таких документов
208