Page 211 - OfficeDocs_Reference

Ю. М. КУКАРИНА. СПРАВОЧНИК ПО ОБЩЕМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ДЛЯ РАБОТНИКОВ ОРГАНИЗАЦИЙ

ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Предварительное рассмотрение документов — «изучение доку-
мента, поступившего в организацию, для определения должност-
ного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение».
Этап предварительного рассмотрения очень важен для организа-
ции дальнейшего движения (маршрутизации) документа в органи-
зации. Основная цель данного этапа — выделение из всего массива
поступившей корреспонденции документов, требующих обязатель-
ного рассмотрения руководителем организации. Сотрудник служ-
бы делопроизводства определяет дальнейший маршрут движения
документов, который может быть разным. Некоторые документы
будут после регистрации переданы на рассмотрение руководителю
организации для получения резолюции и только после этого будут
отправлены на исполнение в структурные подразделения или кон-
кретным исполнителям. Некоторые документы могут быть сразу
переданы в структурные подразделения на исполнение, так как
маршрут их движения является типовым и установлен внутренни-
ми локальными актами или регламентными документами.
Для качественного осуществления этого этапа сотрудник
службы делопроизводства должен очень четко знать внутреннюю
организационную структуру учреждения, компетенцию руково-
дящих должностных лиц и структурных подразделений в части
рассмотрения ими документов, типовые маршруты движения
различных видов документов. Проведение данного этапа позво-
ляет оптимизировать и сократить время прохождения, а, следова-
тельно, и время исполнения документов, разгрузив руководителя
организации от рассмотрения документов, для которых уже опре-
делены типовые маршруты движения, а также структурные под-
разделения и должностные лица, ответственные за их исполнение.
Современные системы электронного документооборота позволя-
ют сформировать и настроить как типовые маршруты движения
для отдельных видов и разновидностей документов, так и инди-
видуальные маршруты прохождения документов.
Этап предварительного рассмотрения документов завер-
шается распределением документов на регистрируемые
и нерегистрируемые.
210