Page 212 - OfficeDocs_Reference

глава 5. дОкументООбОрОт. технОлОгичеСкие этапы рабОты С дОкументами

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА
Регистрация документа — важнейший этап работы с докумен-
тами, который обеспечивает учет, поиск, контроль исполнения
и дальнейшую информационно-справочную работу по докумен-
там организации. ГОСТ Р 7.0.8–2013 определяет регистрацию
как «присвоение документу регистрационного номера и внесение
данных о документе в регистрационно-учетную форму» .
247
ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 устанавливает, что регистра-
ция — это «присвоение документу уникального идентификатора
при его вводе в систему и до завершения регистрации документа
не допускается предпринимать какие-либо действия, влияющие на
него» . Положения данного стандарта определяют, что «основ-
248
ным назначением регистрации является обеспечение доказатель-
ства того, что документ был создан или включен в систему управ-
ления документами, а дополнительным назначением — упрощение
поиска документа». Таким образом, регистрация документов под-
тверждает факт создания или получения документа организацией
в определенный день путем присвоения ему уникального реги-
страционного номера и внесения информации об этом документе
в регистрационную форму, которая применяется в организации.
Это может быть регистрационная карточка документа в базе дан-
ных, формируемая в системе электронного документооборота, или
журнал регистрации документов, который ведется в бумажной
или электронной форме. База данных, формируемая при регистра-
ции документов, используется в дальнейшем и для осуществления
контроля исполнения документов и информационно-справочной
работы по документам организации.
ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 более подробно раскрывает сам
процесс регистрации, который «включает в себя краткое описание
документа или запись метаданных о документе, а также присвоение
документу идентификатора, уникального внутри определенной
системы управления документами» . Также устанавливается воз-
249
можность централизованной и децентрализованной регистрации

247 ГОСТ Р 7.0.8–2013. П. 84.
248 ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007. П. 3.17.
249 ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007. П. 9.4.
211