Page 216 - OfficeDocs_Reference

глава 5. дОкументООбОрОт. технОлОгичеСкие этапы рабОты С дОкументами

РЕГИСТРАЦИОННО-УЧЕТНАЯ ФОРМА
Регистрационно-учетная форма — это «документ (карточка,
журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи
сведений о документе в целях учета, поиска и контроля». Докумен-
ты, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационные формы,
используемые в организации: журнал регистрации, электронная
карточка документа в системе электронного документооборота.
Журнальная форма регистрации документов стала приме-
няться в России раньше всего, с начала XVIII века. В современ-
ных организациях журналы регистрации используются только
для регистрации особо ценных документов, требующих ведения
строгого учета именно в журнальной форме, а также в организа-
циях с небольшим объемом документооборота, не использующих
системы электронного документооборота. Журналы регистрации
используются для регистрации конфиденциальных документов
и документов ограниченного доступа, для регистрации докумен-
тов об образовании (аттестаты, дипломы), для регистрации актов
гражданского состояния, трудовых книжек и т. п.
В журнале регистрации входящих документов обычно фикси-
руются следующие сведения:
– дата получения;
– регистрационный номер;
– наименование вида документа;
– автор (корреспондент) документа;
– дата документа, присвоенная ему учреждением-автором;
– регистрационный номер документа, присвоенный ему
учреждением-автором;
– заголовок (краткое содержание документа);
– резолюция;
– срок исполнения документа;
– исполнитель;
– отметка об исполнении;
– номер дела, где хранится документ.
В журнале регистрации исходящих документов обычно фик-
сируются следующие сведения:
– дата документа;
215