Page 220 - OfficeDocs_Reference

глава 5. дОкументООбОрОт. технОлОгичеСкие этапы рабОты С дОкументами

Состав полей и внешний вид (дизайн, интерфейс) регистра-
ционно-контрольной карточки в разных системах электронного
документооборота могут отличаться, так как проектируются
индивидуально методологом и разработчиком системы для
конкретной организации или для типовой версии программ-
ного продукта. Сведения о документе вводятся в электронную
регистрационную карточку, которая сохраняется в базе данных
по всем поступившим и созданным в данной организации доку-
ментам, которая составляет основу любой системы электронного
документооборота.
Электронные регистрационные карточки могут заполняться
не только сотрудниками службы делопроизводства, но и другими
сотрудниками организации, которым предоставлены соответ-
ствующие права доступа в системе электронного документообо-
рота организации. При этом сами электронные документы или
электронные копии документов прикрепляются к электронным
регистрационным карточкам.
Пункт 5.52 «Примерной инструкции по делопроизводству
в государственных организациях» устанавливает следующий
перечень сведений о документе, вносимых в электронную реги-
страционную карточку при регистрации, рассмотрении и испол-
нении входящего документа:
а) наименование организации — автора документа
(корреспондента);
б) адресат;
в) наименование вида документа;
г) дата поступившего документа;
д) регистрационный номер поступившего документа;
е) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего
документ;
ж) дата поступления документа;
з) регистрационный номер (входящий) поступления;
и) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
й) количество листов основного документа;
к) отметка о приложении (количество приложений, общее
количество листов приложений);
219