Page 224 - OfficeDocs_Reference
P. 224

глава 5. дОкументООбОрОт. технОлОгичеСкие этапы рабОты С дОкументами

           местах, это в свою очередь позволяет вести регистрацию децен-
           трализованно, но при этом формировать единую базу данных по
           документам организации.


                                   МЕТАДАННЫЕ
              Метаданные — это «данные, описывающие контекст, содер-
           жание, структуру документов и управление ими» . Фактически
                                                          259
           состав метаданных документа определяется организацией само-
           стоятельно при разработке системы регистрации документов
           и представляет собой набор показателей, характеризующих
           данный документ, включая также отдельные реквизиты данного
           документа, а также сведения, связанные с использованием, дви-
           жением и хранением данного документа в организации, сведения,
           описывающие связи документа с другими документами органи-
           зации. Метаданные о документе включаются в регистрационную
           карточку документа в системе электронного документооборота.
              ГОСТ Р ИСО 23081-1–2008 СИБИД «Процессы управления
           документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»
           устанавливает, что «метаданные обеспечивают аутентичность,
           надежность, применимость и целостность документов, обеспе-
           чивают управление ими.
              Первоначально метаданные определяют документ в момент
           его ввода, фиксируя его связь с контекстом деловой деятельности
           и устанавливая контроль над ним. В течение жизненного цикла
           документов или их совокупностей новые слои метаданных будут
           добавляться в процессе использования документов во вновь
           проводимых деловых операциях. Это означает, что метаданные
           продолжают накапливать информацию, касающуюся контекста
           управления документами и деловых процессов, в которых исполь-
           зуются документы, и соотносятся с содержательными и струк-
           турными изменениями документа. Метаданные могут быть
           источником информации о многократном использовании доку-
           мента многими системами и для множества целей. Метаданные,
           применяемые к документам в течение всего их жизненного цикла,
           можно продолжать использовать после того, как сами документы
           259  ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007. П. 3.10.
                                                                      223
   219   220   221   222   223   224   225   226   227   228   229