Page 224 - OfficeDocs_Reference
P. 224
глава 5. дОкументООбОрОт. технОлОгичеСкие этапы рабОты С дОкументами
местах, это в свою очередь позволяет вести регистрацию децен-
трализованно, но при этом формировать единую базу данных по
документам организации.
МЕТАДАННЫЕ
Метаданные — это «данные, описывающие контекст, содер-
жание, структуру документов и управление ими» . Фактически
259
состав метаданных документа определяется организацией само-
стоятельно при разработке системы регистрации документов
и представляет собой набор показателей, характеризующих
данный документ, включая также отдельные реквизиты данного
документа, а также сведения, связанные с использованием, дви-
жением и хранением данного документа в организации, сведения,
описывающие связи документа с другими документами органи-
зации. Метаданные о документе включаются в регистрационную
карточку документа в системе электронного документооборота.
ГОСТ Р ИСО 23081-1–2008 СИБИД «Процессы управления
документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»
устанавливает, что «метаданные обеспечивают аутентичность,
надежность, применимость и целостность документов, обеспе-
чивают управление ими.
Первоначально метаданные определяют документ в момент
его ввода, фиксируя его связь с контекстом деловой деятельности
и устанавливая контроль над ним. В течение жизненного цикла
документов или их совокупностей новые слои метаданных будут
добавляться в процессе использования документов во вновь
проводимых деловых операциях. Это означает, что метаданные
продолжают накапливать информацию, касающуюся контекста
управления документами и деловых процессов, в которых исполь-
зуются документы, и соотносятся с содержательными и струк-
турными изменениями документа. Метаданные могут быть
источником информации о многократном использовании доку-
мента многими системами и для множества целей. Метаданные,
применяемые к документам в течение всего их жизненного цикла,
можно продолжать использовать после того, как сами документы
259 ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007. П. 3.10.
223