Page 229 - OfficeDocs_Reference

Ю. М. КУКАРИНА. СПРАВОЧНИК ПО ОБЩЕМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ДЛЯ РАБОТНИКОВ ОРГАНИЗАЦИЙ

делопроизводства по телефону, в электронной форме или лично
предупреждают работников организации о том, что срок исполне-
ния документа истекает в течение нескольких дней. Современные
системы электронного документооборота позволяют настроить
рассылку исполнителям в автоматическом режиме уведомлений
об истечении сроков исполнения документов.
Важной составляющей контроля исполнения документов
является итоговый контроль, который предполагает подготовку
различных отчетов о том, какие документы были исполнены
в срок, а какие — с нарушением срока.
Современные системы электронного документооборота авто-
матически обрабатывают данные о ходе исполнения документов
и представляют их в виде готового документа в текстовом формате.
Такие отчетные формы содержат сведения о работе должностных
лиц/подразделений с документами за определенный период времени
с указанием количества исполненных или просроченных документов.
Руководство организации на основании таких отчетов делает выво-
ды об эффективности работы исполнителей и о правильности рас-
пределения функции по исполнению различных видов документов.
Для организации процесса контроля исполнения документов
в конкретной организации желательно разработать перечень
документов, срок исполнения и ход исполнения которых нужно
обязательно контролировать. Как правило, на контроль ставят
внутренние распорядительные документы руководства (приказы,
распоряжения, решения), обращения граждан, приказы и служеб-
ные письма от вышестоящих органов государственной власти
и местного самоуправления и организаций и т. п.

ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ
Отправка документов — заключительный технологический
этап работы с исходящими документами, который обычно осу-
ществляется централизованно структурным подразделением
службы делопроизводства (экспедиция) или отдельным сотруд-
ником организации, отвечающим за ее делопроизводство.
После проведения регистрации исходящих документов
служба делопроизводства осуществляет проверку правильности
228