Page 233 - OfficeDocs_Reference

ГЛАВА 6. ОПЕРАТИВНОЕ
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Хранение документов — это «организация рационального разме-
щения и обеспечение сохранности документов» в соответствии с ГОСТ
Р 7.0.8–2013. В данном терминологическом стандарте выделены основ-
ные виды хранения документов, а также особенности хранения. Выде-
ляется как вид постоянное хранение документов — «вечное хранение
документов без права их уничтожения», а также временное хранение
документов — «хранение документов до их уничтожения в течение
269
сроков, установленных нормативными правовыми актами» .
Оперативное хранение — это «хранение документов в струк-
турном подразделении до их передачи в архив организации или
уничтожения» . Главными отличительными чертами данного вида
270
хранения является возможность практического использования доку-
ментов для нужд организации или учреждения, включая завершение
процедуры исполнения документов, а также получение справочной
информации из исполненных документов. Оперативное хранение
предполагает хранение документов как с временными, так и с посто-
янными сроками хранения до момента передачи их в архив или до их
уничтожения в связи с истечением установленных сроков хранения.

ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД
Документальный фонд — это «совокупность документов, образу-
ющихся в деятельности организации» , т. е. всех документов, соз-
271
данных как самой организацией, так и полученных ею от сторонних
организаций и учреждений в процессе деятельности. Формирование
документального фонда организации непосредственно связано
с организацией оперативного хранения документов. Порядок фор-
мирования документального фонда в федеральных органах испол-
нительной власти регламентируется «Методическими рекомендаци-
ями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных

269 ГОСТ Р 7.0.8–2013. Пп. 38, 41, 42.
270 Там же. П. 92.
271 Там же. П. 93.
232