Page 235 - OfficeDocs_Reference

Ю. М. КУКАРИНА. СПРАВОЧНИК ПО ОБЩЕМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ДЛЯ РАБОТНИКОВ ОРГАНИЗАЦИЙ

В последнем случае законодательство выделяет для них специ-
альный термин — электронное дело, т. е. «электронный документ
или совокупность электронных документов и метаданных к ним,
сформированных в соответствии с номенклатурой дел» . Сово-
276
купность дел, в том числе электронных, созданных в организации
или полученных извне и хранимых оперативно, представляют
собой документальный фонд организации.
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
Формирование дел — это «группировка исполненных докумен-
тов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематиза-
ция внутри дела» .
277
Формирование дел предполагает соблюдение сразу нескольких
важнейших требований:
– документы постоянного и временного хранения группиро-
вать в отдельные дела;
– включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
– группировать в дело документы одного календарного года,
за исключением отдельных категорий документов (переходящие
дела, судебные дела, личные дела и т. п.).
В дополнение к этому в Правилах обозначено, что приказы по
личному составу должны группироваться в дела в соответствии
с установленными для них сроками хранения, а документы в лич-
ных делах должны располагаться в хронологическом порядке по
мере их поступления.
Одним из важнейших требований является общий объем дела,
который не должен превышать 250 листов. При этом толщина
дела также не должна превышать 4 см.

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
Оформление дел в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8–2013 — это
«подготовка дел к передаче на архивное хранение» . В практике
278
работы сотрудников организаций эти два процесса (формирова-
ние и оформление дел) взаимосвязаны и происходят параллельно

276 ГОСТ Р 7.0.8–2013. П. 96.
277 Там же П. 98.
278 Там же П. 99.
234