Page 228 - OfficeDocs_Reference

глава 5. дОкументООбОрОт. технОлОгичеСкие этапы рабОты С дОкументами

документов. На бумажном документе, переданном исполнителю,
может ставиться отметка о контроле. Для электронных документов
вся информация о контроле исполнения фиксируется только в реги-
страционной карточке в системе электронного документооборота.
Современные системы электронного документооборота пре-
доставляют следующие удобные механизмы для ведения текущего
и предупредительного контроля исполнения документов:
– использование шаблонов поручений для формирования
поручений руководителями разного уровня;
– формирование поручений с указанием срока, инициатора
и исполнителей;
– формирование многоуровневых поручений (необходимо
для крупных организаций и государственных органов, если по
одному документу принимается несколько решений (резолюций)
руководителями разного уровня);
– оперативное направление поручений исполнителям;
– утверждение (подписание) поручений электронной подпи-
сью должностных лиц;
– автоматическое отслеживание сроков исполнения постав-
ленных на контроль документов;
– своевременное предоставление исполнителям информации
о том, какие документы присланы им для исполнения и какие
установлены сроки.
Как правило, на рабочем столе пользователя (исполнителя)
автоматически появляются документы, срок исполнения кото-
рых истекает сегодня или в ближайшие дни, или исполнитель сам
может отсортировать переданные ему на исполнение документы
по срокам исполнения.
Заключительным этапом текущего и предупредительного кон-
троля исполнения является либо исполнение документа и снятие
его с контроля, либо продление сроков исполнения документа
тем должностным лицом, которое устанавливало прежний срок
исполнения документа.
Текущий контроль предполагает проверку хода исполнения
документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Преду-
предительный контроль предполагает, что работники службы
227