Page 217 - OfficeDocs_Reference

Ю. М. КУКАРИНА. СПРАВОЧНИК ПО ОБЩЕМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ДЛЯ РАБОТНИКОВ ОРГАНИЗАЦИЙ

– исходящий номер документа;
– адресат;
– заголовок (краткое содержание документа);
– сведения об исполнителе, подготовившем документ;
– ссылка на входящий документ, если документ является
ответом;
– номер дела, где хранится копия исходящего документа.
Для отдельных видов внутренних документов организации
могут вестись отдельные журналы регистрации. В журнале реги-
страции внутренних документов обычно фиксируются следующие
сведения:
– регистрационный номер документа;
– дата документа;
– заголовок (краткое содержание документа);
– подразделение (должностное лицо), подготовившее документ;
– исполнитель;
– срок исполнения;
– отметка об исполнении (ход исполнения);
– номер дела, где хранится документ.
Таким образом, журналы регистрации позволяют обеспечить
строгий учет документов, однако поиск нужного документа
занимает значительное время, так как записи в журнале систе-
матизируются, как правило, по датам и по регистрационным
номерам. Кроме того, одновременно несколько сотрудников не
могут работать с одним журналом регистрации, это в свою оче-
редь влияет на сроки регистрации и на оперативность ведения
информационно-справочной работы по документам организации,
а также на ведение контроля исполнения документов.
На обложке каждого журнала или книги регистрации указы-
вают наименование организации, наименование журнала, дату
начала ведения журнала, а после полного заполнения журнала
фиксируют дату окончания ведения журнала. Номера, которые
присваиваются документам, начинаются с цифры 1 в начале кален-
дарного года, записи каждого года отделяются друг от друга гори-
зонтальной чертой, под которой через все строки записывается

216