Page 208 - OfficeDocs_Reference

глава 5. дОкументООбОрОт. технОлОгичеСкие этапы рабОты С дОкументами

Проверяются также комплектность документа (наличие всех
листов документа, подписей установленных должностных лиц,
наличие приложений). При повреждении входящего документа
или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) доку-
мента, его части или приложений к нему, а также при отсутствии
подписи на входящем документе составляется акт в двух экзем-
плярах на бумажном носителе, подписываемый двумя работни-
ками службы делопроизводства. Один экземпляр акта вместе
с входящим документом и его приложениями передается на
предварительное рассмотрение и регистрацию, второй экземпляр
акта высылается отправителю .
242
«Методические рекомендации по разработке инструкций
по делопроизводству в федеральных органах исполнитель-
ной власти» устанавливают, что «документы, поступившие
в федеральный орган исполнительной власти в рабочее время,
проходят первичную обработку и передаются на регистрацию
в день поступления, при поступлении в нерабочее время — на
следующий рабочий день. Документы, поступившие с отметка-
ми „Срочно“, „Оперативно“ и др., передаются на регистрацию
незамедлительно» .
243
На поступающих в организацию документах на бумажном
носителе в процессе их первичной обработки проставляется
отметка о поступлении, которая включает порядковый учетный
номер документа и дату поступления (при необходимости часы
и минуты). Отметка может проставляться в виде штампа в пра-
вом нижнем углу документа. Если в организации используется
система электронного документооборота, то на данном этапе
бумажный оригинал документа сканируется и вводится в систему
электронного документооборота в виде электронной копии доку-
мента, которая присоединяется к электронной регистрационной
карточке документа, заполняемой при проведении регистрации
документа.

242 Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях.
П. 5.12.
243 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в феде-
ральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).
П. 3.4.2.
207