Page 194 - OfficeDocs_Reference

глава 4. СОвременные виды ОрганизациОнных, раСпОрядительных и инфОрмациОннО-СправОчных дОкументОв

Текст объяснительной записки составляется в произвольной
форме и содержит подтверждение какой-либо рабочей ситуации
и объяснение ее причин, как правило, с целью смягчения возмож-
ных последствий для работника или для его оправдания.

АКТ
Акт — это информационно-справочный документ, составленный
группой лиц (комиссией) или уполномоченным должностным лицом,
подтверждающий установленные факты или события. Основной
задачей составителя (составителей) акта является подробное и точ-
ное изложение установленных или зафиксированных фактов, а также
указание должностных лиц, которые подтверждают данные факты.
Акты составляются в различных управленческих ситуациях,
в связи с чем существует большое количество разновидностей
актов, различающихся особенностями оформления и составления
текста. Для некоторых разновидностей актов разработаны
унифицированные формы (например, форма акта о выделении
к уничтожению документов, не подлежащих хранению; форма
акта о ликвидации организации). Поэтому при составлении акта
необходимо сначала уточнить наличие унифицированной формы,
а если ее нет, то тогда текст акта составлять в произвольной форме.
Акт, как правило, содержит следующие реквизиты:
– наименование организации — автора документа;
– вид документа (АКТ);
– дату;
– регистрационный номер;
– заголовок к тексту;
– текст;
– подписи составителей (составителя) документа;
– гриф утверждения.
Акт составляется не менее чем в двух экземплярах, каждый из
которых подписывается всеми членами комиссии, начиная с пред-
седателя. Каждый из двух экземпляров является оригиналом.
Пункты 3.54, 3.55 «Примерной инструкции по делопроизвод-
ству в государственных организациях» содержат общие требова-
ния к тексту акта, составленного в произвольной форме, который
193