Page 28 - Секретарское дело

Документ может быть представлен в виде анкеты, таблицы,
текста.
Тексты большого объема разбиваются на параграфы,
пункты, подпункты, разделы, которые нумеруются арабскими

цифрами:
1. Раздел
1.1.Подраздел
1.1.1.Пункт
1.1.1.1.Подпункт
Связанный текст большого размера, как правило, состоит из
двух частей. В первой части указывается причина, основание и
цель составления документа.

Во второй части излагаются решения, выводы, просьбы,
предложения и рекомендации.
В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций,
действующих на принципах единоначалия, а также документах,
адресованных руководству организации, текст излагают от
первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю»,
«прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от
третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица
множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного
числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности
организаций, их структурных подразделений (положение,

инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или
выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от
третьего лица единственного или множественного числа («отдел
осуществляет функции», «в состав объединения входят»).
Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об
одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего
используются в кадровых и маркетинговых документах.

Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких
объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в
отчетных, плановых, финансовых и других документах.