Page 42 - Book keeping

испол документа, сведения, являющ существен для
обеспечения эффективного контроля.
--------------------------------
<*> См. свя Методич рекоменд ВНИИДАД "Вед делопроизвод в
организации".

В процессе исполнения документа в РКФ фиксируются результаты контрольных проверок. Правила
заполнения основных реквизитов РКФ представлены на рис. 2.15.

Правила заполнения основных реквизитов РКФ

Реквизиты Комментарий по заполнению
1 2
Автор При регистрации поступающих документов записывается
(корреспондент) наименование организации, структурного подразделения или
должностного лица - автора документа. При регистрации
обращений граждан вводятся его имя, отчество, фамилия и
адрес. При регистрации отправляемых документов
записывается наименование организации, структурного
подразделения или должностного лица - корреспондента.
Допускается применение сокращенного наименования
организации
Наименование Заполняется в соответствии с наименованием вида документа
вида документа
Дата документа В РКФ переносится дата, присвоенная документу
организацией - автором документа
Регистрационный В РКФ переносится регистрационный номер документа,
номер документа присвоенный организацией - автором документа
Дата Переносится в РКФ из регистрационного штампа
поступления
Индекс Переносится в РКФ из регистрационного штампа
поступления
Заголовок к Переносится заголовок к тексту документа. При его
тексту отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые
слова
Резолюция В РКФ переносятся с документа содержание поручения,
исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции
Срок исполнения Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При
регистрации отправляемого документа может записываться
дата ожидаемого ответа
Отметка об В РКФ переносятся регистрационный номер и дата созданного
исполнении документа, ссылка на регистрационный индекс и дату
документа поступившего документа или краткая запись решения вопроса
по существу
Дело N В РКФ переносится индекс дела в соответствии с
номенклатурой структурного подразделения, в которое
помещен исполненный документ

Рис. 2.15
документов, подлежащих контролю исполнения, формируетс контрольная
картотека, которая обыч ведется бумаж и электронном видах. РКФ документы, исполнение
которых подлежит контролю, в составе картотеки систематизируются по срокам исполнения документов,
по исполнителям, а также по видам (функциональным группам) документов.
Проверка хода исполнения документа производится с целью оперативного получения достоверной
информац состоя р исполнению соответствующ документа. Т носят
предварительный и заключительный характер. Уточним, что предварительные проверки производятся:
отнош документов, испол которых предусм заданиями (поручениями) на
предстоящий год - не реже одного раза в течение текущего года;
отнош документов, испол которых предусм заданиями (поручениями) на
предстоящий месяц - не реже одного раза в течение текущего месяца;

41