Page 47 - Book keeping

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Общие правила формирования документов в дела: │
│ │
│ 1. В дела помещаются только исполненные документы, оформленные │
│ надлежащим образом. │
│ 2. Распределение документов между делами производится в точном │
│ соответствии с номенклатурой дел. │
│ 3. Группировка документов в составе дела производится в пределах │
│ календарного года, за исключением: переходящих дел; судебных дел; │
│ личных дел; документов выборных органов и их постоянных комиссий; │
│ документов учебных заведений, учреждений культуры; историй болезней; │
│ других специфических групп документов, период формирования которых по │
│ тем или иным объективным причинам не совпадает с календарным годом. │
│ 4. Группировка документов одного вида (одного и того же │
│ функционального назначения) с постоянными и временными сроками хранения │
│ обычно производится в разные дела. │
│ 5. В дело помещается только один (как правило, первый) экземпляр │
│ документа. Исходящие документы, а также документы, подлежащие возврату, │
│ помещаются в дела в копиях. │
│ 6. Факсограммы, телеграммы и иные аналогичные документы помещаются в │
│ соответствующие дела на общих основаниях. │
│ 7. Не допускается помещать в дела: │
│ оригиналы документов, подлежащих возврату; │
│ лишние (дублетные), а также черновые экземпляры документов (за │
│ исключением особо ценных); │
│ сброшюрованные документы (последние хранятся отдельно); │
│ некоторые виды документов в составе личных дел <*>. │
│ 8. Объем дела не должен превышать 250 листов, а его толщина, включая │
│ обложку (по корешку) - 4 см. В необходимых случаях допускается │
│ разделение дела на несколько томов (частей) с простановкой на каждом │
│ томе (части) отметок "т. 1", "ч. 2" и т.д. │
│ │
│ -------------------------------- │
│ <*> Такие документы вкладываются в дела, но не подшиваются │
│ (поскольку подлежат периодической замене на более новые и актуальные). │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 2.19
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Особенности формирования в дела отдельных видов │
│ бухгалтерских документов: │
│ │
│ 1. Бухгалтерские документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день │
│ в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов <*>. │
│ 2. Формирование мемориальных документов допускается по пачкам, │
│ формируемым для передачи информации на обработку, при этом документы │
│ помещаются в папку вместе с лентами их подсчета <**>. │
│ 3. Кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам │
│ индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, │
│ иностранной валютой, по хозяйственным и другим операциям (с различными │
│ сроками хранения) помещаются в отдельные сшивы (папки) (брошюруются). │
│ 4. Сброшюрованные документы подсчитываются, их сумма сверяется с │
│ итогом оборотов по оборотной ведомости <***>. │
│ 5. Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам │
│ (кроме документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) │
│ подбираются в возрастающем порядке номеров, их суммы сверяются с │
│ оборотной ведомостью, после чего помещаются в документы дня после │
│ мемориальных документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с │
│ ними. │
│ 6. Работники, на которых возложено формирование документов, должны │
│ тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, │
│ ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений. │
│ 7. Документы за истекший день после проведения контроля должны быть │

46