Page 11 - OfficeDocs_Reference

Ю. М. КУКАРИНА. СПРАВОЧНИК ПО ОБЩЕМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ДЛЯ РАБОТНИКОВ ОРГАНИЗАЦИЙ

организации или учреждения; для каждой разновидности документа
должен быть определен состав реквизитов, придающих ему юриди-
ческую значимость.
Основное понятие в делопроизводстве — «документ» — тесно свя-
зано с понятием «информация». ГОСТ Р 7.0.8–2013 определяет доку-
мент как «зафиксированную на носителе информацию с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать» . Это определение отражает
6
основную функцию любого документа, которой является фиксация
информации на любом носителе. ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 содер-
жит еще одно определение понятия «документ» — это «зафиксиро-
ванная на материальном носителе идентифицируемая информация,
созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим
лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обяза-
тельств или деловой деятельности» . Этот международный стандарт,
7
разработанный Международной организацией по стандартизации
и принятый в Российской Федерации в качестве национального,
отражает современное понимание термина «документ» в различных
странах мира, в том числе и в Российской Федерации. В определении
подчеркиваются основные функции документа — фиксация, передача
и сохранение информации о деятельности организации, учреждения
или физического лица, а также возможность использования докумен-
та в качестве доказательства (правовая функция документа).
Под функцией документа понимается его назначение, цель
и причины его создания. Для любого документа важны цель его
создания, причина — зачем мы его создаем, в какой ситуации
будет необходимо или потребуется создание данного документа.
Важно также, чем обусловлена эта необходимость: деловыми
процессами организации, требованиями нормативных правовых
актов Российской Федерации, требованиями вышестоящих орга-
нов власти и управления или контролирующих органов.
В четвертой главе справочника подробно рассмотрены основ-
ные виды организационных, распорядительных и информационно-
справочных документов, включая основное назначение или функцию

6 ГОСТ Р 7.0.8–2013. П. 7.
7 ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007. Система стандартов по информации, библиотечному
и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. М.: «Стандартинформ»,
2007. Ст. 3.3.
10