Page 14 - OfficeDocs_Reference

глава 1. Служба делОпрОизвОдСтва в СОвременных Организациях: функции, Структура, дОлжнОСтнОй и чиСленный СОСтав

– финансовых возможностей организации, учреждения или
органа власти, которые влияют на внутреннюю организацион-
ную структуру службы делопроизводства, ее численный состав,
а также на возможности внедрения новых информационных
технологий.
Структура, должностной и численный состав службы
делопроизводства, возможности технического и информаци-
онного обеспечения ее деятельности определяются руководи-
телем организации по представлению руководителя службы
делопроизводства.
Желательно, чтобы служба делопроизводства была само-
стоятельным структурным подразделением и подчинялась
непосредственно руководителю организации или его первому
заместителю (управляющему делами). Такой подход позволяет
организовать маршруты движения документов в организации
оптимально, исключая дополнительных участников в процес-
сах согласования, рассмотрения и подготовки документов.
Если во внутренней структуре службы делопроизводства
есть отдельные структурные подразделения (отделы, группы,
сектора и т. п.), то их деятельность в свою очередь координи-
руется руководителями данных структурных подразделений,
которые непосредственно подчиняются руководителю службы
делопроизводства.
В небольшой организации функции по делопроизводству
могут возлагаться на одного или двух сотрудников: секретаря
организации, делопроизводителя, документоведа или секретаря
руководителя, которые осуществляют весь комплекс задач по
ведению делопроизводства.
В совсем маленьких коммерческих организациях функции
по ведению делопроизводства организации иногда возлагаются
на сотрудников организации, отвечающих за иные функции
(например, бухгалтер или кадровик), что позволяет экономить
финансовые и кадровые ресурсы самой организации, но такая
экономия ресурсов может отражаться на эффективности
и качестве работы.

13