Page 57 - Book keeping

│ принимается равным сроку хранения оригинальных ЭД (БД). │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 2.29

Рассм дал основн воп организаци уч дел (документов) бухгалтерской
службы, состоящих текущем хранении. Так уч организуетс цел определения
количес дел (документов) сос установленных единицах учета, фиксации

соответствующих данных в учетных документах. Напомним, основн документам учета
дел, состоящих на текущ хранении, являютс номенкл дел листы-заверител дел (см.

ранее). Основными документами учета документов в составе указанных дел являются внутренние
описи соответствующих дел (см. ранее).
Для учета ЭД бухгалтерской службы могут применяться дополнительные учетные формы, в
частности карточки, предназначенные для поединичного учета ЭД. Пример бланка такой карточки
представлен на рис. 2.30.

Пример бланка учетной карточки ЭД <*>

--------------------------------
<*> Соответствует Приложению 31 к Основным правилам работы архивов организаций (2002
г.).

Рис. 2.30

За единицу учета ЭД (БД) принимается единица хранения или комплект единиц хранения с
записью файл ил нескольких файлов, образующих ед программно-информационный
объект, сопроводительн документация ним ( традиционном ил электронном виде). За
ед х ЭД (БД) принимаетс физич обособленный (автономный) носитель -
жест диск (т.н. винчестер), дискета, компакт-ди пр. - сопроводительна документация к
нему.
Определение ( последующ уточнение) количес состава дел (документов), также
документирование учетных данных организуется группой бухгалтерского делопроизводства в ходе
специальных проверок. Такие проверки носят плановый и внеплановый характер.
Пл проверки, ка правило, производятся одного шесть месяцев.
Внеплановые проверки производятся в следующих случаях:
1. перемещ дел - например, структурных подразделений (мес формирования)
бухгалтерской службы в группу бухгалтерского делопроизводства (место текущего хранения).
2. При подготовке дел к передаче в архив предприятия.
3. При смене руководителя структурного подразделения (в том числе группы бухгалтерского
делопроизводства).
4. реорганизац и (или) ликвид структур подразделения л предприят в
целом.
ход пров устанавливается сохраннос учетных данных (носител учетной
информации), их соответствие фактическому положению вещей, а также полнота и достоверность
учета. Проверки производятся методом сверки статей номенклатуры дел бухгалтерской службы с
описанием дел, состоящих на текущем хранении (на лицевой стороне их обложек).
Особ вниман обращ установл фактичес наличия д его
соответствие учетным данным, отраженным в номенклатуре дел и других учетных документах. По
результат необходимых случаях производитс корректи учетных данных (с
отражением в соответствующих учетных документах).
Выд дел (документов) бухгал службы, состоящих текущем хранении, во
времен пользование, организуетс соответст определ порядком. Такой
порядок, в частности, предусматривает:
предварительное документальное обоснование выдачи дел (документов);
выдачу дел (документов) определенным категориям л тол время, которое
действительн необход дл делами (документами), но ( общ случае) более
чем на 30 дней - работникам предприятия, и не более чем на 90 дней - юридическим лицам;
документирование факта выдачи дела (документа) и его возвращения в место хранения;
контроль за состоянием дел (документов).
В качестве документального обоснования для выдачи во временное пользование состоящих
на текущем хранении дел (документов) бухгалтерской службы следует рассматривать:

56