Page 56 - Book keeping

--------------------------------
<**> См. в этой связи Методические рекомендации ВНИИДАД "Ведение делопроизводства в
организации" (2003 г.).

Общие правила размещения дел (документов)
в средствах хранения <*>

--------------------------------
<*> См. в этой связи Основные правила работы архивов организаций (2002 г.).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1. Дела, состоящие на текущем хранении, должны располагаться на │
│ полках шкафов (сейфов) в вертикальном положении корешками наружу в │
│ соответствии с номенклатурой дел и с учетом внешних особенностей │
│ документов. │
│ 2. В целях предохранения дел (документов) от ненормированного │
│ воздействия естественного освещения, а также пыли могут использоваться │
│ т.н. первичные защитные средства хранения, в том числе коробки для │
│ укладки дел, а также папки, футляры, кассеты и пакеты, предназначенные │
│ для размещения отдельных документов. │
│ 3. Для обеспечения безошибочного и оперативного поиска дел │
│ (документов) на внутренних сторонах дверец средств хранения (в иных │
│ аналогичных местах) должна располагаться номенклатура дел или выписка │
│ из нее, а сами средства - последовательно нумероваться (в пределах │
│ хранилища) по ходу часовой стрелки. В необходимых случаях, кроме того, │
│ может производиться - в направлении сверху вниз - последовательная │
│ нумерация полок шкафов (сейфов). │
│ 4. На корешках обложек дел указываются индексы в соответствии с │
│номенклатурой дел. │
│ 5. При значительном количестве в хранилище средств хранения на каждое│
│ из них могут составляться карточки-указатели. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 2.28

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Особенности текущего хранения электронных документов │
│ бухгалтерской службы │
│ │
│ 1. Состоящие на текущем хранении электронные документы (базы данных) │
│ (далее - ЭД (БД)) по решению главного бухгалтера (руководителя │
│ бухгалтерской службы) могут располагаться вместе с бумажными │
│ документами (в выделенных для этой цели средствах хранения) либо │
│ отдельно от них в соответствующем структурном подразделении предприятия │
│ (вычислительном центре, информационном отделе и др.). │
│ 2. Текущее хранение ЭД (БД) следует осуществлять на жестком диске │
│ специально выделенного для этой цели персонального компьютера в папке │
│ (директории), структура которой соответствует номенклатуре дел │
│ бухгалтерской службы. │
│ 3. Название каждой папки (директории) должно включать индекс дела │
│ согласно номенклатуре дел и год создания, например: "04-202.2009". В │
│ свою очередь, название состоящего на текущем хранении ЭД в составе │
│ папки (директории) должно включать наименование вида документа, дату │
│ документа, регистрационный номер и краткий заголовок, например: Письмо │
│ от 31.01.2009 N 90 "Об особенностях предоставления сводной │
│ бухгалтерской отчетности в 2009 году". │
│ 4. Защита размещенных на жестком диске персонального компьютера ЭД │
│ (БД) обеспечивается посредством формирования страхового фонда - │
│ периодическим копированием информации на автономные машинные носители: │
│ CD, CD-RW, дискеты Zip, карты флеш-памяти и т.п. │
│ 5. Частота копирования устанавливается из соображений минимизации │
│ среднего времени на копирование и времени на восстановление информации │
│ после последнего копирования на случай возникновения дефектов (сбоев в │
│ работе). Срок хранения копий ЭД (БД) в составе страхового фонда │

55