Page 47 - HR_Documentation

Глава 5

Личное дело
и личная карточка работника

5.1. Личное дело работника

Личное дело работника – совокупность документов персонально-
го учета, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел
только на государственных гражданских служащих. Для остальных ра-
ботников обязательность ведения личных дел определяется локальными
нормативными актами организации, базируется на традициях ведения
личных дел, выработанных длительной практикой.
Законодательством не установлен срок заведения личного дела.
Но, учитывая, что личное дело ведется с целью систематизации имею-
щихся документов по личному составу сотрудников, содержит персо-
нальные данные, подлежащие защите от неправомерного использования
и утраты, желательно оформлять его непосредственно после приема лица
на работу. Таким образом, личное дело, как правило, формируется кадро-
вой службой после издания приказа о приеме на работу. Необходимость
ведения личных дел работников предприятия определяется потребностью
в точной, полной информации о работниках компании, что может значи-
тельно облегчить предоставление необходимых сведений государствен-
ным ведомствам, например Пенсионному фонду или Федеральной ин-
спекции труда.
Рекомендуется включать в личное дело следующие документы:
● собственноручно написанное заявление о приеме на работу;
● копию паспорта или иного документа, удостоверяющего лич-
ность;
● копии документов об образовании, о квалификации или нали-
чии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую спе-
циальных знаний или специальной подготовки;
● трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой до-
говор заключается впервые или работник поступает на работу на услови-
ях совместительства;
47