Page 49 - HR_Documentation

Копии документов перед помещением в личное дело должны за-
веряться работниками кадровой службы.
Хранение и учет личных дел организуются с целью их быстрого
и безошибочного поиска, обеспечения сохранности, а также установле-
ния конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных
дел, от несанкционированного доступа.
В случае наличия большого количества личных дел в целях об-
легчения поиска личных дел, а также усовершенствования порядка их
учета могут предусматриваться книги учета, в которых указываются фа-
милии, номера личных дел и сроки их ведения.
Изъятие документов из личного дела допускается только с раз-
решения руководителя кадровой службы.
Личное дело ведется на всем протяжении трудовой деятельно-
сти работника в организации. Кадровая служба хранит личные дела
только на работающих в организации. После увольнения работника его
личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хра-
нение в архив. Срок хранения личных дел составляет 75 лет с года
увольнения работника.
Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность
личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (раз-
глашения). Доступ к личным делам должны иметь только уполномочен-
ные должностные лица и их непосредственные руководители. При значи-
тельном количестве личных дел они учитываются в специальном журна-
ле или реестре, а их систематизация осуществляется по порядку номеров
или в алфавитном порядке.
Ознакомление работника под расписку с личным делом, как пра-
вило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица
(лица, ответственного за обращение с личными делами), обеспечивающе-
го невозможность изъятия документов из личного дела. Работник не
вправе производить исправления в документах или что-либо менять в
деле. На руки работникам личные дела не выдаются. При обнаружении
работником в своем личном деле неверных, неполных или неточных дан-
ных он имеет право требовать их исключения, дополнения или исправле-
ния. Свое несогласие с данными, содержащимися в личном деле, работ-
ник выражает письменно в форме заявления на имя работодателя с обос-
нованием причин несогласия. Все поданные работником заявления по
поводу данных, содержащихся в его личном деле, помещаются в личное
дело.

5.2. Личная карточка работника

Личная карточка не является составной частью личного дела, а
представляет собой самостоятельный сводный учетный документ, ис-
пользуемый кадровой службой для анализа состава и учета работников.
49